Informationen für Bewerber/innen über die Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 und 14 DS-GVO

Als potenzieller Arbeitgeber (Verantwortlicher) möchten wir Sie als Bewerber/innen (im Folgenden „Bewerber“ genannt) darüber informieren, dass wir, die

IngSoft GmbH
Irrerstr. 17
90403 Nürnberg

Ihre im Rahmen der Bewerbung an uns übermittelten personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“ genannt) nach den Vorgaben der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) verarbeiten. Sie sind die betroffene Person (auch Betroffener genannt) im Sinne Art. 4 Nr. 1 DS-GVO.

Dabei ist zwischen Art. 13 DS-GVO (Direkterhebung beim Betroffenen) und Art. 14 DS-GVO (mittelbare Datenerhebung) zu unterscheiden:

  • Direkterhebung beim Betroffenen (Art. 13 DS-GVO) bedeutet die Datenerhebung mit Kenntnis oder unter Mitwirkung des Betroffenen.
  • Die mittelbare Datenerhebung (Art. 14 DS-GVO) bedeutet die Datenerhebung in Unkenntnis oder ohne Mitwirkung des Betroffenen.

Folgende Informationspflichten hat der potenzielle Arbeitgeber gegenüber dem Bewerber:

1. Der Verantwortliche hat zum Zeitpunkt der Datenerhebung dem Betroffenen Folgendes gemäß Art. 13 Abs. 1 und 14 Abs. 1 DS-GVO mitzuteilen, sofern der Betroffene nicht bereits über diese Informationen verfügt:

a) Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie ggf. seines Vertreters

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der potenzielle Arbeitgeber und damit die Geschäftsführung. In unserem Unternehmen ist das:

Herr Karsten Reese, Geschäftsführer

b) Kontaktdaten des externen Datenschutzbeauftragten und internen Datenschutzkoordinators

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist:

Herr Rechtsanwalt Thomas Costard
Rechtsanwaltskanzlei Costard
Kanzlei für IT-Recht und Datenschutz
EUROCOM Businesspark
Lina-Ammon-Straße 9
90471 Nürnberg
Telefon: +49 911 7903034
Telefax: +49 911 7903035
E-Mail: info@it-rechtsberater.de
Website: www.it-rechtsberater.de

Unser interner Datenschutzkoordinator und erster Ansprechpartner für den Datenschutz ist

Herr Karsten Reese
IngSoft GmbH
Irrerstr. 17
90403 Nürnberg
Telefon: +49 911 430879 - 0
E-Mail: datenschutz@ingsoft.de

c) Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung (insbesondere Erfassen, Nutzen, Speichern, Übermitteln) Ihrer Bewerberdaten erfolgt ausschließlich zum Zweck einer Stellenbesetzung im Bewerberauswahlprozess (Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses), um Ihre Eignung in Bezug auf die beworbene Stelle zu prüfen und Sie ggf. zu einem Vorstellungsgespräch einladen zu können.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung können neben Art. 88 DS-GVO und § 26 BDSG insbesondere Art. 6 Abs.1 lit. b DS-GVO (Datenverarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) sein.

Eine weitere Rechtsgrundlage kann die Einwilligung des Bewerbers im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO sein (z. B. Aufnahme in einen sog. Bewerberpool).

d) Berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten 

Falls die Verarbeitung auf Grund des Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erfolgt, ist dies dem Bewerber mitzuteilen. Ein berechtigtes Interesse kann beispielsweise ein rechtliches, wirtschaftliches oder ideelles Interesse sein, dessen Legitimation im Rahmen einer Abwägung der Interessen des Bewerbers im Einzelfall entschieden werden muss.

Vorliegend erfolgt die Verarbeitung nicht auf Grund eines berechtigten Interesses.

e) Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern

Gemäß Art. 4 Nr. 9 DS-GVO können Empfänger Ihrer Daten natürliche oder juristische Personen, Behörden oder Einrichtungen sein.

Ihre Bewerberdaten werden an die für das Bewerbungsverfahren zuständigen innerbetrieblichen Stellen, an andere Niederlassungen unseres Unternehmens und an die mit dem Bewerbungsverfahren betrauten Dienstleister (Online-Bewerbungstool) weitergeleitet.

Eine Weitergabe an andere Dritte erfolgt nur, wenn Sie uns vorher eine schriftliche Einwilligung gemäß § 26 Abs. 2 BDSG erteilt haben.

Zur Durchführung von Besprechungen innerhalb des Bewerbungsprozesses (z. B. Bewerbungsgespräche) via Onlinetools (z. B. Microsoft Teams, Zoom, Skype) können personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme daran verarbeitet werden, weitergegeben werden. Grundsätzlich werden diese Daten nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Bewerbungsgesprächen via Onlinetools wie auch bei persönlichen Bewerbungsgesprächen dazu dienen, um den Bewerbungsprozess durchführen zu können und damit zur internen Weitergabe bestimmt sind.

Zudem können bei der Nutzung von Onlinetools der jeweilige Anbieter der genutzten Kommunikationsplattform sowie etwaige Subauftragnehmer Kenntnis von den Daten erlangen, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungs-verhältnisses i. S. d. Art. 28 DS-GVO mit dem Anbieter der Kommunikationsplattform erforderlich ist.

f) Datenübermittlung an Drittstaaten oder an internationale Organisationen

Ihre Bewerberdaten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet und auf geschützten Servern in Deutschland unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben gespeichert. Eine Datenübermittlung an Drittstaaten oder an internationale Organisationen findet aktuell nicht statt.

Falls es bei der Verarbeitung Ihrer Daten zur Übermittlung an Länder außerhalb der EU bzw. EWR oder Dienstleister aus Ländern außerhalb der EU bzw. EWR (sog. Drittstaaten) kommt, prüfen wir, ob ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, oder wir schließen die erforderlichen datenschutzrechtlichen Verträge, insbesondere die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und den EU-Standardvertrag ab.

g) Kategorien personenbezogener Daten

Im Verlauf Ihres Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir folgende Daten von Ihnen:

  • Daten zur Identifikation (Name, Vorname, Foto, Geschlecht, Geburtsdatum, Religion, Staatsangehörigkeit)
  • Kontaktdaten (Privatadresse, private Telefonnummern und E-Mail-Adresse)
  • Stellenbezogene Daten (Titel/Position, Grad, Status)
  • Berufliche Qualifikation (Zeugnisse, Führerschein)
  • (Freiwillige) Informationen über Ihre Rasse oder ethnische Abstammung, Ihr Geschlecht, Ihren Gesundheitszustand, Daten die möglicherweise zur Einhaltung von Anti-Diskriminierungsgesetzen und Meldepflichten gegenüber der Regierung erforderlich sind, und die wir benötigen, um den gesetzlichen Anforderungen bei der Gleichstellung nachzukommen
  • Referenzdaten (bisheriger Arbeitgeber, bisheriger Ausbilder)
  • Sonstige in Ihrem Anschreiben, Lebenslauf und Ihren Zeugnissen enthaltenen Informationen oder Informationen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben
  • Im Rahmen von Telefonkonferenzen Angaben zu eingehenden und ausgehenden Rufnummern, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Gerätes gespeichert werden.
  • Im Rahmen von Besprechungen innerhalb des Bewerbungsprozesses (z. B. Bewerbungsgespräche) via Onlinetools (z. B. Microsoft Teams, Zoom, Skype) Angaben zum Benutzer (Name, Vorname, Pseudonym, optional Telefon, E-Mail-Adresse, Passwort, optional Profilbild, optional Abteilung) sowie Meeting-Daten (Thema, optional Beschreibung, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen). Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um den Bewerbungsvorgang ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen.
  • Informationen zu Ihrer Gesundheit und/oder Anfragen und Unterlagen zu polizeilichen Führungszeugnissen, werden nur dann verarbeitet, wenn diese für Ihre Bewerbung relevant sind. Dies geschieht unter Einhaltung der gesetzlichen Regelungen.

2. Der Verantwortliche hat zum Zeitpunkt der Datenerhebung dem Betroffenen ferner Folgendes im Rahmen der Verarbeitung gemäß Art. 13 Abs. 2 und 14 Abs. 2 DS-GVO mitzuteilen, sofern der Betroffene nicht bereits über diese Informationen verfügt:

a) Quellen personenbezogener Daten

Sie haben uns Ihre Bewerberdaten selbst mitgeteilt. In diesem Fall ist es wichtig, dass diese Daten richtig sind und dass Sie uns dabei unterstützen, diese auf dem aktuellen Stand zu halten.

b) Dauer der Speicherung

Wir speichern Ihre Daten nur solange, bis der vorvertragliche oder vertragliche Zweck erfüllt ist und keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).

Wenn Sie uns eine Einwilligung (z. B. zur Aufnahme in einen sog. Bewerberpool) erteilt haben, speichern wir Ihre Daten bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, sofern es keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten gibt.

Eine Ausnahme besteht, wenn die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist. Wenn Ihnen eine Absage erteilt wurde, bewahren wir Ihre Bewerbungsunterlagen zu Beweiszwecken (v. a. zur Entkräftung etwaiger Diskriminierungsvorwürfe bei behaupteten Verstößen gegen das AGG) für 3 Monate auf, nachdem Ihnen diese erteilt wurde.

Sollten wir Ihnen eine Stelle in Ihrem Interesse in Aussicht stellen können, werden wir um eine Einwilligung zur weiteren Aufbewahrung und ggf. in Abstimmung mit Ihnen um die Aktualisierung Ihrer Angaben bitten.

Bei der Nutzung von Kommunikationsplattformen zur Durchführung von Bewerbungsgesprächen werden ggf. – sofern Sie als Nutzer registriert sind – Berichte über Online-Meetings (z. B. Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl) gespeichert werden. Für die jeweilige Aufbewahrungsfrist verweisen wir auf die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters der Kommunikationsplattform.

c) Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie können jederzeit nach Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre, von uns verarbeiteten Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Zwecke der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten, Kategorien der möglichen Empfänger sowie die geplante Speicherdauer erfragen.

Zudem sind Sie berechtigt, bei Unrichtigkeit der Daten nach Art. 16 DS-GVO die Berichtigung zu verlangen.

Außerdem können Sie nach Art. 17 DS-GVO die Löschung der Daten fordern, wenn die Speicherung der Daten nicht mehr notwendig ist; Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen haben und eine anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt; Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und es keine vorrangigen, berechtigten Gründe für die weitere Verarbeitung Ihrer Daten gibt; Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden oder wenn eine Rechtspflicht zum Löschen nach EU- oder nationalem Recht besteht.

Darüber hinaus haben Sie nach Art. 18 DS-GVO ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn Sie die Richtigkeit der Daten für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen; die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber die Löschung der Daten ablehnen; der Zweck der Verarbeitung sich erledigt hat, die Daten aber zur Geltendmachung von Ihren Rechtsansprüchen notwendig sind oder wenn Sie nach Art. 21 DS-GVO widersprochen haben und es noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Interessen überwiegen.

Des Weiteren haben Sie nach Art. 20 DS-GVO das Recht, die Sie betreffenden Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Datenübertragbarkeit). Zudem können Sie unter bestimmten Voraussetzungen erwirken, dass Ihre Daten direkt von einem Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch möglich ist.

Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten zu den oben genannten Zwecken jederzeit zu widersprechen (Art. 21 DS-GVO).

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder die genannten Betroffenenrechte geltend machen wollen, dann schreiben Sie uns bitte an IngSoft GmbH, Irrerstraße 17, 90403 Nürnberg oder senden Sie eine E-Mail an personal@ingsoft.de.

d) Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde Ihres Landes wenden (Art. 77 DS-GVO). Eine Liste der Aufsichtsbehörden in Deutschland (für den nichtöffentlichen Bereich) finden Sie mit Anschrift unter:

https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

e) Bereitstellung von Daten

Sofern die Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, ist dies dem Bewerber mitzuteilen. Vorliegend ist die Bereitstellung Ihrer Daten erforderlich, um das Bewerbungsverfahren als vorvertragliche Maßnahme gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO ordnungsgemäß durchführen zu können.

Wenn Sie uns Ihre Daten nicht zur Verfügung stellen, ist es für uns nicht möglich, das Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen und weitere Maßnahmen zu ergreifen, um ein Arbeitsverhältnis zu begründen.

f) Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (gemäß Art. 22 DS-GVO) statt.

3. Information über eine beabsichtigte Zweckänderung der Datenverarbeitung

Wir werden Ihre Bewerberdaten nur zu den oben genannten Zwecken verarbeiten.

Im Falle einer Zweckänderung der Datenverarbeitung werden wir Sie rechtzeitig vor der Weiterverarbeitung über diesen anderen Zweck informieren.